СВЯЗАТЬСЯ
Заполните форму или свяжитесь с нами по телефону +7 (812) 604 70 10
Нажимая на кнопку «Отправить» вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
РЕГЛАМЕНТ проведения мероприятий
в Конгресс-центре Коломяжский
в Конгресс-центре Коломяжский
1. Для бронирования зала и заключения договора достаточно:
• Направить заявку на аренду зала на адрес: info@congress-center.ru или оставить запрос на сайте www. congress-center.ru или по телефону +7 (812) 604 70 10
• Получить подтверждение бронирования и расчет стоимости аренды (все Ваши требования необходимо согласовать до заключения договора).
2. Подтвердить расчёт и направить реквизиты компании-плательщика для составления договора и счета. После получения договора, подписать договор со своей стороны и направить скан копию cотруднику Конгресс-центра. Договор со стороны Заказчика необходимо подписать до начала мероприятия. Договор, подписанный со стороны Конгресс-центра, может быть получен на мероприятии или направлен по почте/ курьерской службой.
3. Мы работаем по 100% предоплате. Оплата возможна по безналичному расчету. Вы можете произвести платёж частями, согласовав дополнительно порядок оплат или по графику, указанному в договоре.
4. Время аренды помещений:
• Тариф «Полный день» для зала Алмазов: 09.00−21.00, для конференц-залов Менделеев, Ломоносов, переговорная, пресс-центр, комната докладчиков: 09.00- 18.00.
• Тариф «½ дня»: длительность 4 часа (не более) до 15.00, либо с 15.00. Расчет производится в зависимости от желаемого времени аренды.
При заявке и в договоре во время аренды включаются: время монтажных и демонтажных работ, время репетиций, расстановки столов для выставки и т. п. «Технический час» предусмотрен для всех залов: для зала Алмазов — 1 час до начала аренды и 1 час после (при аренде на 6 и более часов), для конференц-залов — за 30 минут до начала аренды и 30 минут после окончания (при аренде на 4 и более часов). «Технический час» используется для входа/выхода гостей, монтажа оборудования Арендатора и т. п. Работа персонала и оборудования Конгресс-центра в технический час не входит. В случае необходимости может быть предоставлено дополнительное время на подготовку зала, стоимость которого согласовывается с менеджерами Конгресс-центра.
Продление аренды залов более чем на 30 минут приравнивается к продлению аренды зала на час и оплачивается дополнительно. Любое продление аренды зала, аренда в ночное время и т. п. согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
5. Оформление помещений По желанию Организатора (Заказчика) возможно оформление помещений материалами для проведения мероприятия. Технические возможности залов и возможность брендирования помещений согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
6. Просим принять к сведению: Запрещено расклеивать и крепить любые материалы (афиши, картины, любые элементы декора и т. п.) на любых поверхностях (стены, двери, колонны, пол и прочее) без согласования. Для вывешивания программ, творческих работ и др., при возможности, могут быть предоставлены навигационные доски. Если не хватает места, то организатор мероприятия должен самостоятельно предусмотреть дополнительные поверхности, на которых будут размещены материалы.
В случае, если необходимы навигационные указатели для вашего мероприятия, то необходимо предоставить логотип и текст для навигации не позднее 3 рабочих дней до мероприятия.
Размещение любой рекламы на территории конгресс-центра должно быть согласовано заранее.
При проведении мероприятия запрещается самостоятельная и без согласования с Конгресс-центром организация питания участников мероприятия, в том числе принесение для употребления своих продуктов и напитков, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/ партнерами/спонсорами мероприятия. Питание участников мероприятия, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/партнерами/ спонсорами мероприятия осуществляется в предварительно согласованном месте. В случае нарушения данного требования Заказчик/Организатор оплачивает штраф в размере 20% от стоимости договора, а также расходы по дополнительной уборке. Ущерб, нанесенный имуществу Конгресс-центра, оформляется Актом о причинении материального ущерба, который подписывается уполномоченными представителями сторон. Заказчик несёт ответственность за действия/ бездействия привлекаемых им третьих лиц, как за свои собственные. Несёт ответственность, включая, но не ограничиваясь, за любой причинённый третьими лицами вред жизни и здоровью людей, имуществу Конгресс-центра, а также имуществу физических и юридических лиц, находящихся на мероприятии. Суммы возмещения подлежат оплате в течение 14 дней по завершении мероприятия.
7. До мероприятия Заказчик (организатор) в случае необходимости предоставляет: Заявку на ввоз/вывоз оборудования (см. форму) за 3−7 дней до мероприятия. Оформляется в случае, если завозится крупное оборудование, коробки с полиграфической продукцией и т. п. Организатор несёт ответственность за исправность всего своего оборудования, которое используется на мероприятии.
За 7 дней до мероприятия — точную окончательную расстановку мебели и оборудования (если необходимо): столы для президиума, регистрационные столы, стойки для докладчика, навигационная доска для объявлений, время работы гардероба и т. п.
Сценарий мероприятия может быть направлен в электронном виде за 4 дня до начала мероприятия для заблаговременной передачи информации режиссеру по звуку и режиссеру по свету.
При продолжительности мероприятия более 3−4 часов должны быть предусмотрены технические перерывы.
Доступ участников мероприятий в Комнату спикеров и закулисное пространство сцены зала Алмазов осуществляется только в сопровождении сотрудников Конгресс-центра.
8. При организации выставки в фойе Конгресс-центра:
Размещение экспозиции отражается на плане Организатора. В плане необходимо обеспечить:
• наличие регистрационной стойки Конгресс-центра;
• свободный доступ к расположенным на опорных колоннах и вдоль стен элементам управления (пожарные шкафы и гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы);
• рациональное использование люков в полу и/ или удлиннителей для выполнения подключений электропитания и т. п.;
• беспрепятственный проход к эвакуационным выходам;
• доступность мест общего пользования, туалетов.
Первичный план Заказчик предоставляет для ознакомления до заключения договора. Разработанный и утвержденный план экспозиции с графиком проведения застройки — не позднее 10−15 календарных дней до начала мероприятия — Заказчик согласовывает с сотрудниками Конгресс-центра.
Не прошедшие согласование и не утвержденные планы к исполнению не принимаются.
При наличии возможности и по согласованию с Конгресс-центром Организатор может сверхурочно использовать выставочную площадь для монтажных работ в ночное время, до начала или после окончания мероприятия. В этом случае Организатор обязан обеспечить на месте работ присутствие своего уполномоченного представителя и лиц, ответственных за соблюдение техники безопасности.
Организатор берёт на себя все вопросы, связанные с уведомлением участников выставки о правилах ввоза/вывоза оборудования, материалов и пр. на территорию Конгресс-центра, а также назначает ответственного представителя, координирующего ввоз/вывоз всех материалов, оборудования и пр. участниками выставки.
9. Общие требования безопасности:
• Участники мероприятия при его проведении должны демонстрировать вежливость, доброжелательность и безусловное выполнение всех указаний и запретов организаторов мероприятия.
• Не разрешается курение, применение открытого огня (факелов, свечей, канделябров и т. п.), дуговых прожекторов, фейерверков и других видов огневых эффектов, которые могут привести к пожару.
• Запрещается приносить и хранить огнеопасные и легковоспламеняющиеся материалы, ядовитые сильнодействующие вещества.
• Участники мероприятия, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения или совершающие любые хулиганские действия, должны быть немедленно удалены из мест массового пребывания людей.
• Запрещается прикасаться к световым приборам, находиться в непосредственной близости от работающих световых и технических конструкций сцены.
• Запрещается использовать оборудование и оснащение залов не по назначению и передвигать оборудование и мебель без согласования с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не допускается проход и присутствие на мероприятии участников в количестве, значительно превышающем указанное в договоре.
• Запрещается уменьшать ширину проходов между рядами и устанавливать в проходах дополнительные кресла, стулья и т. п.
• Запрещается устанавливать какие-либо конструкции, препятствующие проходу в служебные помещения и эвакуационные выходы.
• Представители организатора должны быть обеспечены аптечками, укомплектованными необходимыми медикаментами и перевязочными средствами, для оказания первой помощи в случае ухудшения здоровья или получения травмы участниками мероприятия.
10. После завершения мероприятия Организатору (Заказчику) или его представителям необходимо:
• Проконтролировать выход всех участников мероприятия после завершения мероприятия.
• Убрать в отведенное место используемый инвентарь, приспособления, декорации и т. п.
• Убедиться, что не оставлены вещи участников.
• Проверить состояние арендуемых помещений.
• Связаться с сотрудником Конгресс-центра и сообщить о готовности сдать помещение.
• Не покидать помещение, пока сотрудник Конгресс-центра или его представитель не примут зал и оборудование.
11. Требования безопасности в аварийных ситуациях:
При любых признаках аварийной ситуации (сигнал аварии, крики людей, запах дыма, запах жженой изоляции электрических проводов и т. п.) Организатор (Заказчик) обязан обеспечить безопасность участников мероприятия и создать условия для быстрой эвакуации.
Необходимо оперативно известить об аварийной ситуации сотрудника Конгресс-центра.
Организаторам и ответственным лицам необходимо предпринимать обдуманные активные действия во избежание паники и приложить все усилия, чтобы контролировать поведение участников мероприятия в аварийных ситуациях.
12. Контакты:
телефон Конгресс-центра +7 (812) 604 70 10.
Вы можете направить письмо с вопросами по электронной почте info@congress-center.ru
Мы работаем, чтобы ваше мероприятие стало успешным! Будем рады видеть Вас снова в Конгресс-центре Коломяжский в г. Санкт-Петербурге!
• Направить заявку на аренду зала на адрес: info@congress-center.ru или оставить запрос на сайте www. congress-center.ru или по телефону +7 (812) 604 70 10
• Получить подтверждение бронирования и расчет стоимости аренды (все Ваши требования необходимо согласовать до заключения договора).
2. Подтвердить расчёт и направить реквизиты компании-плательщика для составления договора и счета. После получения договора, подписать договор со своей стороны и направить скан копию cотруднику Конгресс-центра. Договор со стороны Заказчика необходимо подписать до начала мероприятия. Договор, подписанный со стороны Конгресс-центра, может быть получен на мероприятии или направлен по почте/ курьерской службой.
3. Мы работаем по 100% предоплате. Оплата возможна по безналичному расчету. Вы можете произвести платёж частями, согласовав дополнительно порядок оплат или по графику, указанному в договоре.
4. Время аренды помещений:
• Тариф «Полный день» для зала Алмазов: 09.00−21.00, для конференц-залов Менделеев, Ломоносов, переговорная, пресс-центр, комната докладчиков: 09.00- 18.00.
• Тариф «½ дня»: длительность 4 часа (не более) до 15.00, либо с 15.00. Расчет производится в зависимости от желаемого времени аренды.
При заявке и в договоре во время аренды включаются: время монтажных и демонтажных работ, время репетиций, расстановки столов для выставки и т. п. «Технический час» предусмотрен для всех залов: для зала Алмазов — 1 час до начала аренды и 1 час после (при аренде на 6 и более часов), для конференц-залов — за 30 минут до начала аренды и 30 минут после окончания (при аренде на 4 и более часов). «Технический час» используется для входа/выхода гостей, монтажа оборудования Арендатора и т. п. Работа персонала и оборудования Конгресс-центра в технический час не входит. В случае необходимости может быть предоставлено дополнительное время на подготовку зала, стоимость которого согласовывается с менеджерами Конгресс-центра.
Продление аренды залов более чем на 30 минут приравнивается к продлению аренды зала на час и оплачивается дополнительно. Любое продление аренды зала, аренда в ночное время и т. п. согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
5. Оформление помещений По желанию Организатора (Заказчика) возможно оформление помещений материалами для проведения мероприятия. Технические возможности залов и возможность брендирования помещений согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
6. Просим принять к сведению: Запрещено расклеивать и крепить любые материалы (афиши, картины, любые элементы декора и т. п.) на любых поверхностях (стены, двери, колонны, пол и прочее) без согласования. Для вывешивания программ, творческих работ и др., при возможности, могут быть предоставлены навигационные доски. Если не хватает места, то организатор мероприятия должен самостоятельно предусмотреть дополнительные поверхности, на которых будут размещены материалы.
В случае, если необходимы навигационные указатели для вашего мероприятия, то необходимо предоставить логотип и текст для навигации не позднее 3 рабочих дней до мероприятия.
Размещение любой рекламы на территории конгресс-центра должно быть согласовано заранее.
При проведении мероприятия запрещается самостоятельная и без согласования с Конгресс-центром организация питания участников мероприятия, в том числе принесение для употребления своих продуктов и напитков, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/ партнерами/спонсорами мероприятия. Питание участников мероприятия, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/партнерами/ спонсорами мероприятия осуществляется в предварительно согласованном месте. В случае нарушения данного требования Заказчик/Организатор оплачивает штраф в размере 20% от стоимости договора, а также расходы по дополнительной уборке. Ущерб, нанесенный имуществу Конгресс-центра, оформляется Актом о причинении материального ущерба, который подписывается уполномоченными представителями сторон. Заказчик несёт ответственность за действия/ бездействия привлекаемых им третьих лиц, как за свои собственные. Несёт ответственность, включая, но не ограничиваясь, за любой причинённый третьими лицами вред жизни и здоровью людей, имуществу Конгресс-центра, а также имуществу физических и юридических лиц, находящихся на мероприятии. Суммы возмещения подлежат оплате в течение 14 дней по завершении мероприятия.
7. До мероприятия Заказчик (организатор) в случае необходимости предоставляет: Заявку на ввоз/вывоз оборудования (см. форму) за 3−7 дней до мероприятия. Оформляется в случае, если завозится крупное оборудование, коробки с полиграфической продукцией и т. п. Организатор несёт ответственность за исправность всего своего оборудования, которое используется на мероприятии.
За 7 дней до мероприятия — точную окончательную расстановку мебели и оборудования (если необходимо): столы для президиума, регистрационные столы, стойки для докладчика, навигационная доска для объявлений, время работы гардероба и т. п.
Сценарий мероприятия может быть направлен в электронном виде за 4 дня до начала мероприятия для заблаговременной передачи информации режиссеру по звуку и режиссеру по свету.
При продолжительности мероприятия более 3−4 часов должны быть предусмотрены технические перерывы.
Доступ участников мероприятий в Комнату спикеров и закулисное пространство сцены зала Алмазов осуществляется только в сопровождении сотрудников Конгресс-центра.
8. При организации выставки в фойе Конгресс-центра:
Размещение экспозиции отражается на плане Организатора. В плане необходимо обеспечить:
• наличие регистрационной стойки Конгресс-центра;
• свободный доступ к расположенным на опорных колоннах и вдоль стен элементам управления (пожарные шкафы и гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы);
• рациональное использование люков в полу и/ или удлиннителей для выполнения подключений электропитания и т. п.;
• беспрепятственный проход к эвакуационным выходам;
• доступность мест общего пользования, туалетов.
Первичный план Заказчик предоставляет для ознакомления до заключения договора. Разработанный и утвержденный план экспозиции с графиком проведения застройки — не позднее 10−15 календарных дней до начала мероприятия — Заказчик согласовывает с сотрудниками Конгресс-центра.
Не прошедшие согласование и не утвержденные планы к исполнению не принимаются.
При наличии возможности и по согласованию с Конгресс-центром Организатор может сверхурочно использовать выставочную площадь для монтажных работ в ночное время, до начала или после окончания мероприятия. В этом случае Организатор обязан обеспечить на месте работ присутствие своего уполномоченного представителя и лиц, ответственных за соблюдение техники безопасности.
Организатор берёт на себя все вопросы, связанные с уведомлением участников выставки о правилах ввоза/вывоза оборудования, материалов и пр. на территорию Конгресс-центра, а также назначает ответственного представителя, координирующего ввоз/вывоз всех материалов, оборудования и пр. участниками выставки.
9. Общие требования безопасности:
• Участники мероприятия при его проведении должны демонстрировать вежливость, доброжелательность и безусловное выполнение всех указаний и запретов организаторов мероприятия.
• Не разрешается курение, применение открытого огня (факелов, свечей, канделябров и т. п.), дуговых прожекторов, фейерверков и других видов огневых эффектов, которые могут привести к пожару.
• Запрещается приносить и хранить огнеопасные и легковоспламеняющиеся материалы, ядовитые сильнодействующие вещества.
• Участники мероприятия, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения или совершающие любые хулиганские действия, должны быть немедленно удалены из мест массового пребывания людей.
• Запрещается прикасаться к световым приборам, находиться в непосредственной близости от работающих световых и технических конструкций сцены.
• Запрещается использовать оборудование и оснащение залов не по назначению и передвигать оборудование и мебель без согласования с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не допускается проход и присутствие на мероприятии участников в количестве, значительно превышающем указанное в договоре.
• Запрещается уменьшать ширину проходов между рядами и устанавливать в проходах дополнительные кресла, стулья и т. п.
• Запрещается устанавливать какие-либо конструкции, препятствующие проходу в служебные помещения и эвакуационные выходы.
• Представители организатора должны быть обеспечены аптечками, укомплектованными необходимыми медикаментами и перевязочными средствами, для оказания первой помощи в случае ухудшения здоровья или получения травмы участниками мероприятия.
10. После завершения мероприятия Организатору (Заказчику) или его представителям необходимо:
• Проконтролировать выход всех участников мероприятия после завершения мероприятия.
• Убрать в отведенное место используемый инвентарь, приспособления, декорации и т. п.
• Убедиться, что не оставлены вещи участников.
• Проверить состояние арендуемых помещений.
• Связаться с сотрудником Конгресс-центра и сообщить о готовности сдать помещение.
• Не покидать помещение, пока сотрудник Конгресс-центра или его представитель не примут зал и оборудование.
11. Требования безопасности в аварийных ситуациях:
При любых признаках аварийной ситуации (сигнал аварии, крики людей, запах дыма, запах жженой изоляции электрических проводов и т. п.) Организатор (Заказчик) обязан обеспечить безопасность участников мероприятия и создать условия для быстрой эвакуации.
Необходимо оперативно известить об аварийной ситуации сотрудника Конгресс-центра.
Организаторам и ответственным лицам необходимо предпринимать обдуманные активные действия во избежание паники и приложить все усилия, чтобы контролировать поведение участников мероприятия в аварийных ситуациях.
12. Контакты:
телефон Конгресс-центра +7 (812) 604 70 10.
Вы можете направить письмо с вопросами по электронной почте info@congress-center.ru
Мы работаем, чтобы ваше мероприятие стало успешным! Будем рады видеть Вас снова в Конгресс-центре Коломяжский в г. Санкт-Петербурге!