СВЯЗАТЬСЯ
Заполните форму или свяжитесь с нами по телефону +7 (812) 604 70 10
Нажимая на кнопку «Отправить» вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
РЕГЛАМЕНТ проведения мероприятий в Конгресс-центре Коломяжский
1. Для бронирования зала и заключения договора достаточно:
• Направить заявку на аренду зала на адрес: info@congress-center.ru
или оставить запрос на сайте www.congress-center.ru
или по телефону +7 (812) 604 70 10
• Получить подтверждение бронирования и расчет стоимости аренды
(все Ваши требования необходимо согласовать до заключения договора).
2. Подтвердить расчёт и направить реквизиты компании-плательщика для составления договора и счета. После получения договора, подписать договор со своей стороны и направить скан копию cотруднику Конгресс-центра. Договор со стороны Заказчика необходимо подписать до начала мероприятия. Договор, подписанный со стороны Конгресс-центра, может быть получен на мероприятии или направлен по почте/ курьерской службой.
3. Мы работаем по 100% предоплате. Оплата возможна только по безналичному расчету. Вы можете произвести платёж частями, согласовав дополнительно порядок оплат или по графику, указанному в договоре.
4. Время аренды помещений:
• Тариф «Полный день», 8ч, для залов «Алмазов», «Менделеев», «Видеостудия», «Комната спикеров»: 09.00–18.00, тариф «½ дня»: длительность 4 часа и более. Расчет производится в зависимости от желаемого времени аренды.
• При заявке и в договоре во время аренды включаются: время монтажных
и демонтажных работ, время репетиций, расстановки столов для выставки и т.п.
• «Технический час» предусмотрен для всех залов: для зала «Алмазов» - 1 час
до начала аренды и 1 час после (при аренде на 8 и более часов), для конференц-залов — за 30 минут до начала аренды и 30 минут после окончания (при аренде на 4 и более часов). «Технический час» используется для входа/выхода гостей, монтажа оборудования Арендатора и т.п. Работа персонала и оборудования Конгресс-центра в технический час не входит. В случае необходимости может быть предоставлено дополнительное время на подготовку зала, стоимость которого согласовывается с менеджерами Конгресс-центра.
• Продление аренды залов более чем на 30 минут приравнивается к продлению аренды зала на час и оплачивается дополнительно. Любое продление аренды зала, аренда в ночное время и т.п. согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
5. Техническое сопровождение мероприятий
Услуги комплексного технического сопровождения мероприятий различного уровня сложности осуществляются сотрудниками Конгресс-центра.
По согласованию с площадкой возможно привлечение сторонних технических специалистов (видеооператор, фотограф), но в присутствии или под контролем представителя Конгресс-центра.
6. Оформление помещений
• По желанию Организатора (Заказчика) возможно оформление помещений материалами для проведения мероприятия. Технические возможности залов
и возможность брендирования помещений согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
7. Правила проведения монтажа выставочных стендов и конструкций:
- Запрещается крепить конструкции стендов к полу, стенам, потолку. Все конструкции должны быть самостоятельными.
- На площадке допускается только сборка стендов, конструкций. Запрещается пилить, шлифовать, сваривать конструкции, докрашивать стенды
на площадке.
- Допускается использование ручного инструмента.
- В случае, если конструкция стенда имеет крепления/опоры, которые могут повредить/поцарапать пол, необходимо заранее застелить его ковролином, либо иным покрытием.
- Для разметки стенда/закрепления проводов следует использовать изоленту. Скотч (обычный и малярный) может повредить покрытие пола.
- По завершении монтажа мусор со стендов необходимо самостоятельно вывезти с площадки.
- Участники мероприятий самостоятельно обеспечивают себя удлинителями/тройниками.
- Необходимо заранее согласовать количество подключаемого оборудования
с сотрудниками Конгресс-центра.
- Завоз и вывоз оборудования на территорию Конгресс-центра оформляется официальной заявкой.
Демонтаж:
- До окончания мероприятия запрещается приступать к демонтажу конструкций, стендов и вывозу мебели/образцов.
- После демонтажа мусор необходимо самостоятельно вывезти с площадки.
8. Просим принять к сведению:
• Запрещено расклеивать и крепить любые материалы (афиши, картины, любые элементы декора и т.п.) на любых поверхностях (стены, двери, колонны, пол и прочее) без согласования. Если не хватает места, то организатор мероприятия должен самостоятельно предусмотреть дополнительные поверхности, на которых будут размещены материалы.
• В случае, если необходимы навигационные указатели для вашего мероприятия, то необходимо предоставить логотип и текст для навигации
не позднее 3 рабочих дней до мероприятия.
• Размещение любой рекламы на территории Конгресс-центра должно быть согласовано заранее, перечень рекламоносителей и возможностей брендирования предоставляет площадка.
• При проведении мероприятия запрещается самостоятельная и без согласования с Конгресс-центром организация питания участников мероприятия, в том числе принесение для употребления своих продуктов и напитков, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/ партнерами/спонсорами мероприятия. Питание участников мероприятия,
а также продажа напитков, продуктов питания представителями/партнерами/ спонсорами мероприятия осуществляется в предварительно согласованном месте. В случае нарушения данного требования Заказчик/Организатор оплачивает штраф в размере 20% от стоимости договора, а также расходы по дополнительной уборке.
• Ущерб, нанесенный имуществу Конгресс-центра, оформляется Актом
о причинении материального ущерба, который подписывается уполномоченными представителями сторон. Заказчик несёт ответственность за действия/ бездействия привлекаемых им третьих лиц, как за свои собственные. Несёт ответственность, включая, но не ограничиваясь, за любой причинённый третьими лицами вред жизни и здоровью людей, имуществу Конгресс-центра, а также имуществу физических и юридических лиц, находящихся на мероприятии. Суммы возмещения подлежат оплате в течение 14 дней по завершении мероприятия.
9. До мероприятия Заказчик (организатор) в случае необходимости предоставляет:
• Заявку на ввоз/вывоз оборудования (см. форму) за 3-7 дней до мероприятия. Оформляется в случае, если завозится крупное мультимедийное или выставочное оборудование, коробки с полиграфической продукцией и т.п. Организатор несёт ответственность за исправность всего своего оборудования, которое используется на мероприятии.
• За 7 дней до мероприятия - точную окончательную расстановку мебели
и оборудования (если необходимо): столы для президиума, регистрационные столы, стойки для докладчика, время работы гардероба и т.п.
• Сценарий мероприятия может быть направлен в электронном виде не позднее 4х дней до начала мероприятия для заблаговременной передачи информации техникам по видео, звуку и свету.
• При продолжительности мероприятия более 3-4 часов должны быть предусмотрены технические перерывы.
• Доступ участников мероприятий в Комнату спикеров и закулисное пространство сцены зала «Алмазов» осуществляется только в сопровождении сотрудников Конгресс-центра.
10. При организации выставки в фойе Конгресс-центра:
• Размещение экспозиции отражается на плане Организатора. В плане необходимо обеспечить:
- наличие регистрационной стойки Конгресс-центра;
- свободный доступ к расположенным на опорных колоннах и вдоль стен элементам управления (пожарные шкафы и гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы);
- рациональное использование люков в полу и/ или удлинителей для выполнения подключений электропитания и т.п.;
- беспрепятственный проход к эвакуационным выходам;
- доступность мест общего пользования, туалетов.
• Первичный план Заказчик предоставляет для ознакомления до заключения договора. Разработанный и утвержденный план экспозиции с графиком проведения застройки - не позднее 10-15 календарных дней до начала мероприятия - Заказчик согласовывает с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не прошедшие согласование и не утвержденные планы к исполнению
не принимаются.
• При наличии возможности и по согласованию с Конгресс-центром Организатор может сверхурочно использовать выставочную площадь для монтажных работ в ночное время, до начала или после окончания мероприятия. В этом случае Организатор обязан обеспечить на месте работ присутствие своего уполномоченного представителя и лиц, ответственных
за соблюдение техники безопасности.
• Организатор берёт на себя все вопросы, связанные с уведомлением участников выставки о правилах ввоза/вывоза оборудования, материалов и пр. на территорию Конгресс-центра, а также назначает ответственного представителя, координирующего ввоз/вывоз всех материалов, оборудования и пр. участниками выставки.
11. Общие требования безопасности:
• Участники мероприятия при его проведении должны демонстрировать вежливость, доброжелательность и безусловное выполнение всех указаний
и запретов организаторов мероприятия.
• Не разрешается курение, применение открытого огня (факелов, свечей, канделябров и т.п.), дуговых прожекторов, фейерверков и других видов огневых эффектов, которые могут привести к пожару.
• Запрещается приносить и хранить огнеопасные и легковоспламеняющиеся материалы, ядовитые сильнодействующие вещества.
• Участники мероприятия, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения или совершающие любые хулиганские действия, должны быть немедленно удалены из мест массового пребывания людей.
• Запрещается прикасаться к световым приборам, находиться
в непосредственной близости от работающих световых и технических конструкций сцены.
• Запрещается использовать оборудование и оснащение залов не по назначению и передвигать оборудование и мебель без согласования
с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не допускается проход и присутствие на мероприятии участников
в количестве, значительно превышающем указанное в договоре.
• Запрещается уменьшать ширину проходов между рядами и устанавливать
в проходах дополнительные кресла, стулья и т.п.
• Запрещается устанавливать какие-либо конструкции, препятствующие проходу в служебные помещения и эвакуационные выходы.
• Представители организатора должны быть обеспечены аптечками, укомплектованными необходимыми медикаментами и перевязочными средствами, для оказания первой помощи в случае ухудшения здоровья или получения травмы участниками мероприятия.
12. После завершения мероприятия Организатору (Заказчику) или его представителям необходимо:
• Проконтролировать выход всех участников мероприятия после завершения мероприятия.
• Убрать в отведенное место используемый инвентарь, приспособления, декорации и т.п.
• Убедиться, что не оставлены вещи участников.
• Проверить состояние арендуемых помещений.
• Связаться с сотрудником Конгресс-центра и сообщить о готовности сдать помещение.
• Не покидать помещение, пока сотрудник Конгресс-центра или его представитель не примут зал и оборудование.
13. Требования безопасности в аварийных ситуациях:
• При любых признаках аварийной ситуации (сигнал аварии, крики людей, запах дыма, запах жженой изоляции электрических проводов и т.п.) Организатор (Заказчик) обязан обеспечить безопасность участников мероприятия и создать условия для быстрой эвакуации.
• Необходимо оперативно известить об аварийной ситуации сотрудника Конгресс-центра.
• Организаторам и ответственным лицам необходимо предпринимать обдуманные активные действия во избежание паники и приложить все усилия, чтобы контролировать поведение участников мероприятия в аварийных ситуациях.
14. Контакты:
• телефон Конгресс-центра +7 (812) 604 70 10.
• Вы можете направить письмо с вопросами по электронной почте info@congress-center.ru
Мы работаем, чтобы ваше мероприятие стало успешным!
Будем рады видеть Вас снова в Конгресс-центре Коломяжский
в г. Санкт-Петербурге!
• Направить заявку на аренду зала на адрес: info@congress-center.ru
или оставить запрос на сайте www.congress-center.ru
или по телефону +7 (812) 604 70 10
• Получить подтверждение бронирования и расчет стоимости аренды
(все Ваши требования необходимо согласовать до заключения договора).
2. Подтвердить расчёт и направить реквизиты компании-плательщика для составления договора и счета. После получения договора, подписать договор со своей стороны и направить скан копию cотруднику Конгресс-центра. Договор со стороны Заказчика необходимо подписать до начала мероприятия. Договор, подписанный со стороны Конгресс-центра, может быть получен на мероприятии или направлен по почте/ курьерской службой.
3. Мы работаем по 100% предоплате. Оплата возможна только по безналичному расчету. Вы можете произвести платёж частями, согласовав дополнительно порядок оплат или по графику, указанному в договоре.
4. Время аренды помещений:
• Тариф «Полный день», 8ч, для залов «Алмазов», «Менделеев», «Видеостудия», «Комната спикеров»: 09.00–18.00, тариф «½ дня»: длительность 4 часа и более. Расчет производится в зависимости от желаемого времени аренды.
• При заявке и в договоре во время аренды включаются: время монтажных
и демонтажных работ, время репетиций, расстановки столов для выставки и т.п.
• «Технический час» предусмотрен для всех залов: для зала «Алмазов» - 1 час
до начала аренды и 1 час после (при аренде на 8 и более часов), для конференц-залов — за 30 минут до начала аренды и 30 минут после окончания (при аренде на 4 и более часов). «Технический час» используется для входа/выхода гостей, монтажа оборудования Арендатора и т.п. Работа персонала и оборудования Конгресс-центра в технический час не входит. В случае необходимости может быть предоставлено дополнительное время на подготовку зала, стоимость которого согласовывается с менеджерами Конгресс-центра.
• Продление аренды залов более чем на 30 минут приравнивается к продлению аренды зала на час и оплачивается дополнительно. Любое продление аренды зала, аренда в ночное время и т.п. согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
5. Техническое сопровождение мероприятий
Услуги комплексного технического сопровождения мероприятий различного уровня сложности осуществляются сотрудниками Конгресс-центра.
По согласованию с площадкой возможно привлечение сторонних технических специалистов (видеооператор, фотограф), но в присутствии или под контролем представителя Конгресс-центра.
6. Оформление помещений
• По желанию Организатора (Заказчика) возможно оформление помещений материалами для проведения мероприятия. Технические возможности залов
и возможность брендирования помещений согласовывается с сотрудниками Конгресс-центра.
7. Правила проведения монтажа выставочных стендов и конструкций:
- Запрещается крепить конструкции стендов к полу, стенам, потолку. Все конструкции должны быть самостоятельными.
- На площадке допускается только сборка стендов, конструкций. Запрещается пилить, шлифовать, сваривать конструкции, докрашивать стенды
на площадке.
- Допускается использование ручного инструмента.
- В случае, если конструкция стенда имеет крепления/опоры, которые могут повредить/поцарапать пол, необходимо заранее застелить его ковролином, либо иным покрытием.
- Для разметки стенда/закрепления проводов следует использовать изоленту. Скотч (обычный и малярный) может повредить покрытие пола.
- По завершении монтажа мусор со стендов необходимо самостоятельно вывезти с площадки.
- Участники мероприятий самостоятельно обеспечивают себя удлинителями/тройниками.
- Необходимо заранее согласовать количество подключаемого оборудования
с сотрудниками Конгресс-центра.
- Завоз и вывоз оборудования на территорию Конгресс-центра оформляется официальной заявкой.
Демонтаж:
- До окончания мероприятия запрещается приступать к демонтажу конструкций, стендов и вывозу мебели/образцов.
- После демонтажа мусор необходимо самостоятельно вывезти с площадки.
8. Просим принять к сведению:
• Запрещено расклеивать и крепить любые материалы (афиши, картины, любые элементы декора и т.п.) на любых поверхностях (стены, двери, колонны, пол и прочее) без согласования. Если не хватает места, то организатор мероприятия должен самостоятельно предусмотреть дополнительные поверхности, на которых будут размещены материалы.
• В случае, если необходимы навигационные указатели для вашего мероприятия, то необходимо предоставить логотип и текст для навигации
не позднее 3 рабочих дней до мероприятия.
• Размещение любой рекламы на территории Конгресс-центра должно быть согласовано заранее, перечень рекламоносителей и возможностей брендирования предоставляет площадка.
• При проведении мероприятия запрещается самостоятельная и без согласования с Конгресс-центром организация питания участников мероприятия, в том числе принесение для употребления своих продуктов и напитков, а также продажа напитков, продуктов питания представителями/ партнерами/спонсорами мероприятия. Питание участников мероприятия,
а также продажа напитков, продуктов питания представителями/партнерами/ спонсорами мероприятия осуществляется в предварительно согласованном месте. В случае нарушения данного требования Заказчик/Организатор оплачивает штраф в размере 20% от стоимости договора, а также расходы по дополнительной уборке.
• Ущерб, нанесенный имуществу Конгресс-центра, оформляется Актом
о причинении материального ущерба, который подписывается уполномоченными представителями сторон. Заказчик несёт ответственность за действия/ бездействия привлекаемых им третьих лиц, как за свои собственные. Несёт ответственность, включая, но не ограничиваясь, за любой причинённый третьими лицами вред жизни и здоровью людей, имуществу Конгресс-центра, а также имуществу физических и юридических лиц, находящихся на мероприятии. Суммы возмещения подлежат оплате в течение 14 дней по завершении мероприятия.
9. До мероприятия Заказчик (организатор) в случае необходимости предоставляет:
• Заявку на ввоз/вывоз оборудования (см. форму) за 3-7 дней до мероприятия. Оформляется в случае, если завозится крупное мультимедийное или выставочное оборудование, коробки с полиграфической продукцией и т.п. Организатор несёт ответственность за исправность всего своего оборудования, которое используется на мероприятии.
• За 7 дней до мероприятия - точную окончательную расстановку мебели
и оборудования (если необходимо): столы для президиума, регистрационные столы, стойки для докладчика, время работы гардероба и т.п.
• Сценарий мероприятия может быть направлен в электронном виде не позднее 4х дней до начала мероприятия для заблаговременной передачи информации техникам по видео, звуку и свету.
• При продолжительности мероприятия более 3-4 часов должны быть предусмотрены технические перерывы.
• Доступ участников мероприятий в Комнату спикеров и закулисное пространство сцены зала «Алмазов» осуществляется только в сопровождении сотрудников Конгресс-центра.
10. При организации выставки в фойе Конгресс-центра:
• Размещение экспозиции отражается на плане Организатора. В плане необходимо обеспечить:
- наличие регистрационной стойки Конгресс-центра;
- свободный доступ к расположенным на опорных колоннах и вдоль стен элементам управления (пожарные шкафы и гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы);
- рациональное использование люков в полу и/ или удлинителей для выполнения подключений электропитания и т.п.;
- беспрепятственный проход к эвакуационным выходам;
- доступность мест общего пользования, туалетов.
• Первичный план Заказчик предоставляет для ознакомления до заключения договора. Разработанный и утвержденный план экспозиции с графиком проведения застройки - не позднее 10-15 календарных дней до начала мероприятия - Заказчик согласовывает с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не прошедшие согласование и не утвержденные планы к исполнению
не принимаются.
• При наличии возможности и по согласованию с Конгресс-центром Организатор может сверхурочно использовать выставочную площадь для монтажных работ в ночное время, до начала или после окончания мероприятия. В этом случае Организатор обязан обеспечить на месте работ присутствие своего уполномоченного представителя и лиц, ответственных
за соблюдение техники безопасности.
• Организатор берёт на себя все вопросы, связанные с уведомлением участников выставки о правилах ввоза/вывоза оборудования, материалов и пр. на территорию Конгресс-центра, а также назначает ответственного представителя, координирующего ввоз/вывоз всех материалов, оборудования и пр. участниками выставки.
11. Общие требования безопасности:
• Участники мероприятия при его проведении должны демонстрировать вежливость, доброжелательность и безусловное выполнение всех указаний
и запретов организаторов мероприятия.
• Не разрешается курение, применение открытого огня (факелов, свечей, канделябров и т.п.), дуговых прожекторов, фейерверков и других видов огневых эффектов, которые могут привести к пожару.
• Запрещается приносить и хранить огнеопасные и легковоспламеняющиеся материалы, ядовитые сильнодействующие вещества.
• Участники мероприятия, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения или совершающие любые хулиганские действия, должны быть немедленно удалены из мест массового пребывания людей.
• Запрещается прикасаться к световым приборам, находиться
в непосредственной близости от работающих световых и технических конструкций сцены.
• Запрещается использовать оборудование и оснащение залов не по назначению и передвигать оборудование и мебель без согласования
с сотрудниками Конгресс-центра.
• Не допускается проход и присутствие на мероприятии участников
в количестве, значительно превышающем указанное в договоре.
• Запрещается уменьшать ширину проходов между рядами и устанавливать
в проходах дополнительные кресла, стулья и т.п.
• Запрещается устанавливать какие-либо конструкции, препятствующие проходу в служебные помещения и эвакуационные выходы.
• Представители организатора должны быть обеспечены аптечками, укомплектованными необходимыми медикаментами и перевязочными средствами, для оказания первой помощи в случае ухудшения здоровья или получения травмы участниками мероприятия.
12. После завершения мероприятия Организатору (Заказчику) или его представителям необходимо:
• Проконтролировать выход всех участников мероприятия после завершения мероприятия.
• Убрать в отведенное место используемый инвентарь, приспособления, декорации и т.п.
• Убедиться, что не оставлены вещи участников.
• Проверить состояние арендуемых помещений.
• Связаться с сотрудником Конгресс-центра и сообщить о готовности сдать помещение.
• Не покидать помещение, пока сотрудник Конгресс-центра или его представитель не примут зал и оборудование.
13. Требования безопасности в аварийных ситуациях:
• При любых признаках аварийной ситуации (сигнал аварии, крики людей, запах дыма, запах жженой изоляции электрических проводов и т.п.) Организатор (Заказчик) обязан обеспечить безопасность участников мероприятия и создать условия для быстрой эвакуации.
• Необходимо оперативно известить об аварийной ситуации сотрудника Конгресс-центра.
• Организаторам и ответственным лицам необходимо предпринимать обдуманные активные действия во избежание паники и приложить все усилия, чтобы контролировать поведение участников мероприятия в аварийных ситуациях.
14. Контакты:
• телефон Конгресс-центра +7 (812) 604 70 10.
• Вы можете направить письмо с вопросами по электронной почте info@congress-center.ru
Мы работаем, чтобы ваше мероприятие стало успешным!
Будем рады видеть Вас снова в Конгресс-центре Коломяжский
в г. Санкт-Петербурге!